Інструкція з налаштування видачі чеків через «Вчасно.POS» по інтеграції з Prom.ua
В інструкції вказана інформація, необхідна для налаштування видачі чеків через кабінет «Вчасно.POS» та синхронізації з Prom.ua.

Всі чеки будуть видаватися через кабінет Вчасно.POS.
З вашого сайту на Prom.ua до кабінету Вчасно.POS будуть синхронізовуватися товари та замовлення. Ви зможете робити чеки по замовленням, котрі були зроблені вашими клієнтами на сайті Prom.ua. Якщо в замовленні вказані дані клієнта (пошта чи телефон), чек після його проведення автоматично надійде клієнту на пошту чи у смс. Також є можливість робити окремі чеки без замовлень по тим товарам, які у вас синхронізувалися із вашого магазину на Prom.ua.

!! Важливо!! Синхронізуються замовлення та товари раз на 10 хвилин. Замовлення зі стасусом «Нове» не синхронізуються, поки не змінити статус.

Щоб видавати чеки необхідна каса. Тестові каси можна створити в кабінеті Вчасно.POS, фіскальні каси, відповідно, реєструються через кабінет Вчасно.Каса і підключаються до Вчасно.POS по спеціальному токену.

Перейдемо до налаштувань.

2. Перший спосіб створення профілю синхронізації

Для початку налаштуйте профіль синхронізації. Це можна зробити двома способами.
У кабінеті продавця у вкладці «Замовлення» на верхній панелі сайту натисніть кнопку «Вчасно.POS» і зареєструйтеся на сайті. Після реєстрації у вас автоматично створиться профіль інтеграції. Перевірити чи створився профіль можна в кабінеті «Вчасно.POS» у вкладці «Налаштування/Профіль інтеграції».

!! Важливо!! Якщо кнопки Вчасно.POS у вас немає, тоді перейдіть до пункту 3 інструкції і створіть профіль синхронізації вручну.

1. Як працює інтеграція Prom.ua і Вчасно.POS

Профіль створиться з назвою: «Автосгенерерованный профиль интеграции с prom.ua для основного аккаунта. Пользователь: [тут буде вказаний користувач] Компания: [тут буде вказаний id компанії на сайті prom.ua]»

Для створення профілю інтеграції таким чином ви повинні мати роль «Власника» сайту на Prom.ua.

Налаштування видачі чеків через Вчасно.POS по інтеграції з Prom.ua

3. Другий спосіб створення профілю синхронізації

Якщо кнопки «Вчасно.POS» у магазині на prom.ua у вас немає профіль інтеграції створюється вручну. Спочатку виконайте реєстрацію в кабінеті «Вчасно.POS».

Для цього перейдіть у кабінет продавця prom.ua та перейдіть у вкладку «Налаштування/Управління API-токенами». У цій вкладці вкажіть довільну назву для профілю (наприклад, «Вчасно.POS»), у полі «Доступ» виставліть налаштування як на фото нижче та натисіть «Створити токен». Після створення токен з'явиться у вас у списку нижче.
На профілі інтеграції натисніть кнопку «Дивитись», після відкриття вікна «Токен особистого доступу Вчасно.POS» натисніть «Скопіювати» та перейдіть до кабінету «Вчасно.POS».
У кабінеті «Вчасно.POS» у вкладці «Налаштування/Профіль інтеграції» натисніть кнопку «Створити» і оберіть «Prom.ua».
На сторінці «Профіль інтеграції» вкажіть назву для профілю (наприклад, «PROM.UA ID:[id вашого магазину]») та токен, що був скопійований із кабінету prom.ua, після чого натисніть Зберегти.
4. Налаштування профілю синхронізації
Після створення профілю натисніть на сам профіль, щоб відкрити його налаштування. Та перейдіть на вкладку «Додаткові налаштування».
Тут можна виставити налаштування для вашого профілю за вашим бажанням:
— Не синхронізовувати надалі назви товарів
— Завантажувати українську локалізацію для товарів (якщо переклад наявний в кабінет prom)
— Не синхронізовувати надалі назви товарів
Також тут можна обрати тип оплати та податкову групу за замовчуванням. На цьому налаштування профілю закінчено. Товари, ціни та замовлення протягом 1-3 годин мають повністю синхронізуватися (залежить від кількості товарів та замовлень на сайті prom).

!! Важливо!! Обов'язково перевірте чи наявна у вас таблиця «Відношення видів оплат»: по ній можна визначити чи робочий профіль синхронізації. Якщо таблиці немає профіль є неробочим і необхідно його перестворити.
5. Підключення каси до кабінету «Вчасно.POS»
Для роботи через кабінет «Вчасно.POS» вам необхідно зареєструвати Торгову Точку, касу та калюч, заповнивши три заявки через кабінет «Вчасно.Каса». Щоб протестувати роботу сервісу, в кабінеті у вкладці «Торгові точки» знайдіть тестову торгову точку: до неї буде прив'язана тестова каса.
Інструкції як заповнити заявки на реєстрацію можна знайти за посиланнями:

Торгова точка (форма 20ОПП у податковій)
Каса (форма 1-ПРРО у податковій)
Ключ касира для роботи з касою (Форма 5-ПРРО у податковій)

Якщо всі реєстрації було виконано, залишилося перевірити чи вказані податкові групи та типи оплат у налаштуваннях каси, і можна можна приступати до підключення каси.
Щоб підключити касу до кабінету «Вчасно.POS», сформуйте токен, що містить типи оплат, податкові групи та налаштування по касі для її підключення до додатку Device.Manager. Токен можна сформувати зі списку торгових точок, якщо по касі ще не було чеків (1), або через вкладку Налаштування, вибравши необхідну торгову точку та касу (2). Після формування токену його необхідно скопіювати і перейти у кабінет «Вчасно.POS».
У кабінеті «Вчасно.POS» для додавання каси перейдіть наступним шляхом:Структура ► Моє підприємство ► Юр. Особи ► ФОП Демо та оберіть вкладку «ВЧАСНО КАСА».
!! Важливо!! Далі процес створення може відрізнятися залежно від типу ПРРО, який ви оберете. На даний момент є 2 типи (режими роботи каси).
5.1. Типи (режими) роботи ПРРО
Є 2 типи роботи ПРРО у кабінеті «Вчасно.POS» (щоб створити тестову касу у будь-якому з режимів обираєте «+Тестовий ПРРО» або «+Тестовий хмарний ПРРО»).

Нижче наведені відмінності у роботі. Ви можете обрати будь-який із цих варіантів, який вам підходить. Залежно від обраного режиму роботи налаштування відрізняються.
Режим роботи через додаток DeviceManager (ДМ)
✦ Є можливість працювати в режимі «Оффлайн». У випадках збоїв у роботі податкової чи проблем з інтернетом каса перейде в «Оффлайн» режим і ви все одно матимете змогу видавати чеки.
✦ Є можливість друку чеків (за потреби) при підключенні чекового принтеру.
✦ Ключ ЕЦП зберігається в додатку у вас на пристрої (комп'ютер чи телефон).
✦ Ключ одноразово завантажується, файл ключа та пароль для проведення чеків не потрібні.
✦ Робота тільки на 1 пристрої одночасно.
✦ Для роботи потрібно встановити додаток DeviceManager та оновлювати його при виході нових версій.
✦ Робота на операційних системах Windows, Android (9.0+), Linux (ubuntu).
Режим роботи у хмарі
✦ Робота каси тільки при стабільному з'єднанні з інтернетом та податковою.
✦ Друк чеків можливий тільки через принтер формату А4.
✦ Ключ зберігається на захищеному сховищі сервісу «Вчасно.POS». Ключ одноразово завантажується при створенні каси. Пароль до ключа буде необхідним для проведення чеків.
✦ Можливість працювати на кількох пристроях, достатньо увійти в кабінет.
✦ Для роботи встановлення додатку не потрібне.
✦ Робота з касою у браузері з будь-якого пристрою.
5.2. Налаштування ПРРО в режимі роботи через додаток DeviceManager
Після формування токену створіть по ньому касу в кабінеті «Вчасно.POS». На вкладці «Вчасно.Каса» оберіть «+ПРРО», у поле «Створення нового ПРРО» додайте токен і натисніть «Створити».
Після створення каси у вас відкриється вікно «Властивості ПРРО», де необхідно вказати назву для каси (можна вказати будь-яку), завантажити ключ ЕЦП і вказати до нього пароль, та обрати магазин (за замовчуванням назва «Магазин») і робоче місце (за замовчуванням назва «Робоче місце 1» або «Інтернет продавець»), де буде працювати каса, після чого натисніть кнопку «Повернутися до юр. особи» і потім «Зберегти».
Тепер перейдіть на робоче місце на тому пристрої (комп'ютері телефоні чи планшеті), з якого будете видавати чеки. Для цього натисніть на вкладку «Робочі місця» і виберіть необхідне.
На телефоні чи планшеті просто перейдіть у додаток «Вчасно.POS» та виконайте вхід під логіном та паролем.
Далі оберіть робоче місце і натисніть на кнопку «Прив'язати» і далі «Продовжити», після чого дочекайтеся завершення синхронізації.

!! Важливо!! Для роботи з касою можна використовувати:

Мобільний телефон чи планшет на операційній системі Android:
- для роботи завантажте додатки «Вчасно.POS» та «Вчасно.Каса» з play market.

Комп'ютер чи ноутбук на операційній системі Windows або Linux:
- для роботи завантажте додаток DeviceManager. Інструкція з налаштування (пункти 1-4).
- якщо плануєте працювати з касою без з'єднання з інтернетом, потрібно також завантажити додаток «Вчасно.POS».

Для Windows:
- якщо при роботі без з'єднання з інтернетом вам не потрібне робоче місце «Вчасно.POS» можна використовувати у браузері.

Після переходу на робоче місце відкриється нова вкладка, де необхідно вказати пін-код (4 цифри), який ви вказували при реєстрації.
Далі відкриється меню робочого місця. Для початку необхідно завершити підключення каси, тому не лякайтеся помилок, що показує вам кабінет знизу екрану. Натисніть «Діагностика та налаштування РРО/пристроїв».
Одразу бачимо інформацію про стан з'єднання з додатком DeviceManager. Якщо з'єднання встановлено успішно, у вас буде відображатися значок зеленої галочки. Якщо вона не відображається, встановіть додаток DeviceManager, натиснуваши на «Завантажити Вчасно.Каса».
Для підключення каси до вашого пристрою (комп'ютеру, телефону чи планшету) натисніть кнопку «ПРРО» та «ЕЦП», після чого вкажіть пароль до ключа ЕЦП і натисніть «Передати ключ ЕЦП».
Після проведення цих дій касу буде успішно прив'язано до вашого пристрою і ви зможете почати роботу, відкривши зміну (пункт 6 інструкції).

!! Важливо!! Тестова каса створюється аналогічно фіскальній. Тестову касу можна отримати в кабінеті «Вчасно. Каса» або самостійно створити через кнопку «+Тестовий ПРРО».
5.3. Налаштування ПРРО в режимі роботи «У хмарі»
Після формування токену створіть по ньому касу в кабінеті «Вчасно.POS». На вкладці «Вчасно.Каса» оберіть «+ Хмарний ПРРО» і в поле «Створення нового ПРРО» додайте токен і натисніть «Створити».
Після створення каси у вас відкриється вікно «Властивості ПРРО», де необхідно вказати назву для каси (можна вказати будь-яку), завантажити ключ ЕЦП і вказати до нього пароль, та обрати магазин (за замовчуванням назва «Магазин») і робоче місце (за замовчуванням назва «Робоче місце 1» або «Інтернет продавець»), де буде працювати каса, після чого натисніть кнопку «Повернутися до юр. особи» і потім «Зберегти».
Тепер перейдіть на робоче місце на тому пристрої (комп'ютері, телефоні чи планшеті), з якого будете видавати чеки. Щоб це зробити натисніть на вкладку «Робочі місця» і виберіть необхідне.
На телефоні чи планшеті просто переходьте у додаток «Вчасно.POS» та виконайте вхід під логіном та паролем.
Далі оберіть робоче місце і натисніть кнопку «Прив'язати» і далі «Продовжити», після чого дочекайтеся завершення синхронізації.

!! Важливо!! Для роботи з касою у хмарному режимі можна використовувати будь-який пристрій, якщо працювати у браузері, та android або windows, якщо бажаєте працювати з додатку «Вчасно.POS».
Тестову касу у хмарі можна створити через кнопку «+ Тестовий хмарний ПРРО». При чому каса одразу отримає тестовий ключ (пароль до ключа «testplat2021»).

Після переходу на робоче місце відкриється нова вкладка, де необхідно вказати пін-код (4 цифри), який ви вказували при реєстрації.
6. Робота з касою
Щоб видавати чеки, необхідно відкрити зміну.
Відкриється вікно початку роботи. У таблиці «ЗАЛИШКИ ПО КАСАМ» можна ввести певну суму, яка при відкритті зміни буде автоматично проведена як службове внесення готівки в касу. Якщо готівку в касу вам вносити не потрібно, при відкритті зміни виставляєте в таблиці у полі «Залишки» суму 0 грн і натискаєте «ВІДКРИТИ ЗМІНУ».
Товари, які були синхронізовані з prom, будуть знаходитися в папці «Невідома категорія/Корневая група». Якщо вам необхідно додатково створити товари, натисніть кнопку «Товари» в головному меню, щоб перейти на сторінку створення. Базовий функціонал для роботи з касою:
Для закриття зміни
Для створення чеків
Для створення повернень
Для перегляду чеків, що були створені в кабінеті
Для створення службових документів внесення/видачі готівки з каси
Для створення товарів/послуг
Для перегляду списку службових документів внесення/видачі готівки з каси
Для перегляду z-звітів, що були проведені на цьому робочому місці
Для видачі чеку по замовленню натисніть кнопку «Зовнішні замовлення» (можливо, буде відображатися кнопка «Замовлення», якщо в налаштуваннях робочого місця в структурі підприємства обраний профіль «Інтернет-магазин») та оберіть потрібне замовлення зі списку, або можна виконати пошук.
Відкриється вікно для роботи з чеком за цим замовленням. У чеку вже будуть вказані товари із замовлення на prom. За потреби дані можна редагувати (ціна, кількість, знижка) або додати ще товар із каталогу товарів.
Якщо всі дані в замовлені коректні, натисніть кнопку «СПЛАТИТИ». Далі оберіть тип оплати, яким із вами розрахувався клієнт. За замовчуванням створено 2 типи оплати «Банківська карта» та «Готівка». Додаткові можна буде створити в кабінеті «Вчасно.POS» через вкладку «Налаштування/Види оплат»: обираєте вид оплати, вказуєте суму та натискаєте «ЗАРАХУВАТИ». Можна обрати кілька видів оплати. Для проведення чеку натисніть «ПРОВЕСТИ».

!! Важливо!! У пункті «Контактні дані одержувача» буде вказана пошта та телефон, відповідно після проведення чеку він автоматично надійде клієнту на пошту, у viber чи смс.
Якщо працюєте з хмарним ПРРО, при проведенні чеку система попросить
увести пароль від ключа ЕЦП. Для подальших чеків у зміні пароль запитуватися не буде.
Після проведення чек відобразиться на екрані. Тут можна скопіювати посилання на чек (за потреби) або роздрукувати його (якщо підключений принтер та працюєте через додаток).
Як виглядає чек, виданий в режимі роботи через Додаток:
та через режим роботи з «Хмарним ПРРО»:
Видача чеку без замовлення відбувається аналогічно по натисненню на кнопку «Новий чек».
Як виглядає чек, відправлений на пошту:
та у viber:
Після проведення всіх необхідних чеків необхідно закрити зміну. Для цього натискаємо «Закрити зміну».

На сторінці «Закриття зміни» необхідно спочатку зняти z-звіт по вашій касі. Для цього натисніть кнопку «X/Z-звіти» біля вашої каси.
Після натиснення автоматично сформується x-звіт, у якому можна звірити чи коректна інформація по чекам за зміну та по сумі. Якщо все коректно, натисніть кнопку «Зняти Z-звіт». Після зняття z-звіту поверніться на сторінку «Закриття зміни» і знизу натисніть кнопку «Закрити зміну», щоб завершити закриття зміни.