
8 Лютого, 2024
пн-пт 8:00-22:00
сб 9:00-19:00
нд 10:00-19:00
Про програмну касу та чеки для ФОП.
Як уникнути штрафів і зайвих витрат
Про що поговорили:
Що таке програмний РРО та як він працює?
Що змінилось у сфері застосування ПРРО з прийняттям закону №3219?
Які штрафи за відсутність РРО?
Як підготуватися до фіскалізації?
Які є альтернативи банківському платіжному терміналу / POS-терміналу?
Як підключити оплату по QR-коду та як вона працює?
Чи фіскалізує платіжне рішення всі грошові операції?
Чи потрібно виписувати чек при роботі з Новою Поштою?
Що робити, якщо товар поїхав, був з чеком, але за ним ніхто не прийшов?
Чи є порушенням, якщо чек видається після отримання посилки клієнтом?
Чи будуть штрафи, якщо термінал і касовий апарат не з'єднані між собою?
Як передавати дані ЕПЗ у чек? Чи вимагає цього закон?
Зберегли запис, щоб ви могли переглянути його у будь-який зручний момент
Програмний РРО — це програма, яку можна встановити на будь-який пристрій (смартфон, планшет, ноутбук) і використовувати для видачі фіскальних чеків або реєстрації розрахункових операцій.
Програмний РРО «Вчасно.Каса» резервує 2000 фіскальних номерів, щоб можна було продовжувати роботу в режимі офлайн. Програма присвоює їх електронним чекам, а після відновлення зв’язку автоматично передає дані на сервер ДПС.
Програмний РРО має такі переваги у порівнянні з фізичними касовими апаратами:
Касовий апарат у більшості випадків мають використовувати ФОПи 2, 3 та 4 групи (незалежно від виду діяльності та обсягу доходу) та ФОПи на загальній системі оподаткування.
Якщо ФОП-платник єдиного податку 1 групи не має співробітників, здійснює роздрібний продаж товарів на ринку і обсяг його доходу за календарний рік не перевищує 300 тисяч грн, то касовий апарат не потрібен.
Закон України №3219-IX «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законів України щодо особливостей оподаткування у період дії воєнного стану» зачепив прикінцеві положення Податкового кодексу, які стосуються ПРРО. Серед них:
Для ФОПів-єдинників змінилися штрафні санкції:
Для єдинників (не платників ПДВ) |
На загальній системі (та ризикові групи товарів) |
|
Перше порушення | 25% | 100% |
Повторне порушення | 50% | 150% |
У повному розмірі штрафи за невикористання РРО будуть застосовуватися до:
Чітко визначили і прописали в законодавчій нормі те, що не будуть штрафувати за порушення щодо використання РРО у період з 1 січня 2022 по 1 жовтня 2023. Але це не стосується торгівлі підакцизними товарами, купівлі-продажу валюти та сфери азартних ігор.
ФОПи-єдинники, не зареєстровані платниками ПДВ, можуть використовувати спрощений чек — можливість ідентифікувати товар як групу товарів. Наприклад, вписувати не «Синій костюм у смужку 40 розміру», а просто «Костюм» або ж «Кава» без уточнення лате це чи еспресо.
Законом «Про внесення змін до ПКУ… » забороняється робота ПРРО в режимі офлайн, якщо ПРРО не отримано діапазон фіскальних номерів, сформованих фіскальним сервером ДПС.
До речі «Вчасно.Каса» завжди отримує попередньо зареєстровані фіскальні номери, стандартно це 2000, але кількість може бути збільшена. Тому завдяки офлайн-режиму «Вчасно.Каса» ви можете продовжувати роботу та видавати чеки навіть за відсутності світла, інтернету та зв’язку із сервером ДПС.
Підготовка ФОПу до фіскалізації складається з таких етапів:
Облікова система. Перед реєстрацією підприємцю потрібно зрозуміти, наскільки у нього велика номенклатура і яку CRM чи облікову систему він використовує (чи планує).
Підбір ПРРО. Поєднуйте ПРРО та облікову систему, щоб видавати чеки в одному вікні, не перемикаючись між програмами. Можливість інтеграції можна уточнити у провайдера CRM або ПРРО. Якщо її немає, потрібно буде окремо створювати чеки після продажу товару.
ЕЦП та печатка. Для роботи з ПРРО необхідно отримати ЕЦП (електронний цифровий підпис) та печатку. У «Вчасно» є свій АЦСК (Акредитований центр сертифікації ключів), тому якщо у підприємця немає ЕЦП або потрібна окрема печатка або ключ для касира, то він може швидко і дистанційно отримати «Вчасно.КЕП».
Реєстрація ПРРО. Далі потрібно зареєструватися в кабінеті ПРРО (якщо програма провайдера не передбачає цього, тоді в кабінеті платника податків) і подати форму 20 ОПП — місце проведення господарської діяльності.
Реєстрація каси. Наступний крок — реєстрація каси та касира через кабінет ПРРО. У «Вчасно.Каса» є детальна інструкція, як це зробити.
У «Вчасно.Каса» ви можете зареєструвати торгову точку, касу та ключ касира в одній формі замість трьох на відміну від інших ПРРО/РРО. Це питання вирішується протягом дня: достатньо вказати свої дані і всі необхідні заявки автоматично відправляться з веб-кабінету до ДПС (також ви можете імпортувати торгові точки та каси, зареєстровані в ДПС раніше).
Інтеграція. Завдяки інтеграції ви можете видавати чеки безпосередньо зі своєї системи обліку, у CRM чи на сайті. У «Вчасно.Каса» є понад 50 готових інтеграцій із сервісами автоматизації бізнесу або налаштування інтеграції по API.
Існує безліч варіантів безготівкових оплат, кожен з яких має свої переваги та особливості. Оптимальний вибір залежить від специфіки бізнесу, економічної доцільності та % комісії за транзакцію.
Найдешевший і зручний спосіб прийому оплат в інтернеті. Він популярний, до нього всі звикли, але цей спосіб підходить виключно для інтернет-оплат і вимагає наявності сайту.
Прийом платежів відбувається так само, як через POS-термінал, лише з продажем через сайт. Вартість 1,3–1,5% від платежу, без додаткових абонплат.
Це симбіоз онлайн і офлайн оплат, який можна розмістити у себе на стійці і пропонувати покупцям сканувати. Наприклад, Rozetka.Pay надає таку можливість клієнтам-продавцям, які реалізують свої товари на маркетплейсі ROZETKA. Вартість — 1,3-1,5% від платежу без додаткових абонплат. З мінусів — ця процедура займає більше часу, порівняно з попередньою.
Принцип виставлення рахунку через QR-код простий: покупець сканує QR-код, вводить суму платежу і при успішній оплаті вона надходить продавцеві у додаток «Вчасно.Каса» (якщо інтегровано рішення Rozetka.Pay + «Вчасно.Каса»).
Технологія QR-коду така ж, як інтернет-оплати. Не вимагає щомісячних платежів і працює на тих самих тарифах 1,3–1,5%, як і класичний інтернет-еквайринг.
Технологія безконтактної оплати за допомогою смартфону як через звичайний термінал. Спільне рішення «Вчасно.Каса» і Rozetka Pay дозволяє покупцю здійснити оплату просто приклавши картку або смартфон з Apple Pay, Google Pay до гаджета продавця.
Для бізнесу це класичний POS-термінал з безконтактною оплатою, а для клієнта — звичний процес оплати.
TapToPhone має обмеження — він не зможе зчитати магнітну або чіпову картку, лише безконтактна оплата, проте більшість клієнтів мають картку сучасного зразку для безконтактних оплат. Встановити та приймати оплати можна зі смартфону на Android з функцією NFC.
Саме цей спосіб може бути гарною альтернативою фізичному терміналу. Перевага у відсутності щомісячної абонплати. Вартість 1,3% від транзакції. Крім того, не треба чекати, поки банк доставить фізичний термінал, думати, куди його підключити або де заряджати.
Підключити бізнес до можливості приймати платежі в інтернеті чи через QR дуже просто, дистанційно і без паперових документів. Складається з таких кроків:
Реєстрація. Все починається з форми реєстрації у кабінеті «Вчасно.Каса». Для невеликих підприємців, наприклад, ФОП 2 або 3 групи (чи новоствореного) підключення буде надзвичайно просте.
Надання пакету документів. Підприємцям ФОП потрібно надати: копію паспорту (ID-картка чи паспорта-книжечка) і податковий номер. Так як у новоствореного ФОП немає фінансової звітності, то більше нічого не потрібно. Для юридичної особи чи ТОВ пакет документів трохи більший і може відрізнятися.
Електронне підписання документів та договору. Підписати все можна будь-яким КЕП — від «Вчасно.КЕП», Приватбанку чи будь-якого іншого АЦСК. Далі пакет документів перевіряється і якщо ніяких обмежень по підприємцю немає, то ФОП отримує договір, електронно його підписує і підключається до сервісу.
Все готово! Після успішного підписання договору QR-код включиться автоматично. Вже через 3-5 хвилин можна давати клієнтам можливість зчитувати код і сплачувати за послуги через Google Pay, Apple Pay чи ручним введенням номеру картки.
Перед тим, як надавати послугу підприємцю, його перевіряють на наявність обмежень:
Постійні обмеження |
Тимчасові обмеження |
Реалізація заборонених товарів: зброї, послуг гемблінгу, наркотичні речовини тощо |
Пов’язаність бізнесу з країнами-агресорами |
Обмеження по КВЕДам: якщо суб’єкт господарювання не має КВЕДу на відповідний вид діяльності | Санкційні списки фізичних осіб |
У «Вчасно.Каса» це працює так:
Для продавця |
Для покупця |
|
|
Чи потрібно продавцю додатково фіскалізувати продажі? Так, фіскалізувати продажі потрібно: згідно з законом про РРО, господарською операцією фіскалізується момент продажу товару. Тому тут платіжна система фіскалізує саме переказ коштів, а ПРРО видає чек.
Для цього є безліч рішень, зокрема «Вчасно.Каса» — щоб фіскалізувати продаж при відправці товару чи в момент оплати товару клієнтом і не отримати штраф за невикористання рро.
Ні. Якщо підприємство здійснює торгівлю та надає для оплати розрахунковий рахунок у форматі IBAN і гроші заходять з банківських карток та/або розрахункових рахунків фізосіб, то застосовувати РРО чи ПРРО не потрібно.
Між ФОП-продавцем, покупцем, ТОВ Нова Пошта і ТОВ Nova Pay здійснюються різні господарські операції. Наприклад, між ФОП-продавцем і покупцем — це купівля-продаж товарів. Між ФОП-продавцем і Нова пошта — надання послуг перевезення, а між ФОП-продавцем і Nova Pay — надання послуг переказу коштів.
Продавцю потрібно фіскалізувати саме передачу права власності на товар. Тому продавець повинен фіскалізувати чек у момент відвантаження товару із видом оплати (кредит, відтермінування чи післяплата) і вкласти його в коробку разом із товарами.
Щодо передоплати: якщо вона надходить на розрахунковий рахунок, то це не розрахункова операція і її фіскалізувати не потрібно.
Так. Фіскальний чек має видаватися у момент отримання товару. Навіть за 5 хвилин покупець може поскаржитися на те, що йому не видали фіскальний чек. Тому краще фіскалізувати і разом з товаром передавати чек (вкладати у коробку), оскільки складно відстежувати, коли саме клієнт отримав товар, здійснив оплату і одразу виписувати чеки.
Робити чек повернення як помилково виписаний чек.
Кошти за товар можуть надійти і через тиждень. Але якщо продаж і отримання товару на Новій Пошті відбулися сьогодні, то саме сьогодні треба фіскалізувати чек і включити його в дохід. Це дуже поширена помилка серед бухгалтерів — включати в дохід підприємцю суму в той день, коли кошти надходять на рахунок.
Рекомендуємо стежити за новинами! Позиція податкової щодо Нової пошти часто змінюється.
У більшості випадків підключення ПРРО до банківського терміналу є можливим. Якщо підприємець ігнорує цю можливість, відсутність реквізитів у чеку про дані ЕПЗ буде трактуватися як порушення і будуть накладатися штрафні санкції:
При перевірці потрібно буде доводити, чому підприємець не зміг поєднати ці два пристрої. Веб-кабінет «Вчасно.Каса» має можливість працювати з фізичними принтерами. Видаючи чеки і приймаючи розрахунки терміналом, дані ПЗ у чек передаються автоматично.
Якщо гроші надходять на розрахунковий рахунок через Nova Pay, ми не можемо отримати дані про ЕПЗ, оскільки ми не знаємо яким чином НП отримує кошти від покупця. Передача даних ЕПЗ у чек обов’язкова, коли гроші поступають напряму до продавця. Тому тут треба посилатися на закон про РРО: «у разі неможливості застосування з’єднання і поєднання апаратів ці поля можна не заповнювати».
Використання фізичних терміналів вимагає даних ЕПЗ у чеку, а при інтернет-еквайрингу чи отриманні безготівкових оплат — ні.
Підписуйтесь, щоб нічого не пропустити
Іванна Брославська
керівниця з продажів «Вчасно.Каса»
Оксана Ящинська
податкова консультантка, сертифікована міжнародна бухгалтерка АССА DipIfr, IPFM «Фінансовий менеджмент та управлінський облік»
Олексій Миропольський
комерційний директор RozetkaPay
Заголовок попапу
Дякуємо! Ми обов`язково зв`яжемося з вами найближчим часом