Все про програмний РРО та чеки для ФОП

Що таке програмний РРО?

Програмний РРО — це програма, яку можна встановити на будь-який пристрій (смартфон, планшет, ноутбук) і використовувати для видачі фіскальних чеків або реєстрації розрахункових операцій.

Як працює програмний РРО?

1. Продавець здійснює продаж товару чи послуги.
2. Програмний РРО автоматично формує електронний чек, який миттєво надсилається на сервер ДПС.
3. Сервер ДПС присвоює чеку фіскальний номер.
4. Чек з фіскальним номером повертається до програмного РРО.
5. Продавець може роздрукувати чек або надіслати його клієнту електронною поштою чи SMS.
6. Весь процес відбувається автоматично без затримок.

Програмний РРО «Вчасно.Каса» резервує 2000 фіскальних номерів, щоб можна було продовжувати роботу в режимі офлайн. Програма присвоює їх електронним чекам, а після відновлення зв’язку автоматично передає дані на сервер ДПС.

Які переваги програмного РРО для бізнесу?

Програмний РРО має такі переваги у порівнянні з фізичними касовими апаратами:

• вартість: підприємцю необхідно сплачувати лише щомісячний тариф без купівлі розхідних матеріалів чи витрат на обслуговування;
• реєстрація онлайн до 1 дня без необхідності ходити до ДПС;
• просте налаштування;
• можливість інтеграції з обліковими системами (CRM, системами управління складом тощо);
• автоматичне створення Z-звітів (замість того, щоб відправляти їх в податкову) і статистика продажів за будь-який період;
• ПРРО не потребує опломбування та оновлення

Кому треба ставити касовий апарат? Чи потрібен касовий апарат для торгівлі на ринку?

Касовий апарат у більшості випадків мають використовувати ФОПи 2, 3 та 4 групи (незалежно від виду діяльності та обсягу доходу) та ФОПи на загальній системі оподаткування.

Якщо ФОП-платник єдиного податку 1 групи не має співробітників, здійснює роздрібний продаж товарів на ринку і обсяг його доходу за календарний рік не перевищує 300 тисяч грн, то касовий апарат не потрібен.

Що змінилось у сфері застосування ПРРО з прийняттям закону 3219-IX?

Закон України №3219-IX «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законів України щодо особливостей оподаткування у період дії воєнного стану» зачепив прикінцеві положення Податкового кодексу, які стосуються ПРРО. Серед них:

1. Зміни у штрафних санкціях за відсутність РРО.
2. Спрощені чеки для ФОПів-єдинників, які не зареєстровані як платники ПДВ.
3. Зміни, що стосуються режиму роботи ПРРО в офлайні.

Штрафи за відсутність РРО

Для ФОПів-єдинників змінилися штрафні санкції:

У повному розмірі штрафи за невикористання РРО будуть застосовуватися до:

• ТОВ;
• ФОП на загальній системі;
• тих, хто торгує підакцизними товарами, ювелірними виробами; складно-побутовими та лікарськими товарами.

Порушення, вчинені до 1 жовтня, — без штрафів

Чітко визначили і прописали в законодавчій нормі те, що не будуть штрафувати за порушення щодо використання РРО у період з 1 січня 2022 по 1 жовтня 2023. Але це не стосується торгівлі підакцизними товарами, купівлі-продажу валюти та сфери азартних ігор.

Спрощена форма чеків для ФОП-єдинників

ФОПи-єдинники, не зареєстровані платниками ПДВ, можуть використовувати спрощений чек — можливість ідентифікувати товар як групу товарів. Наприклад, вписувати не «Синій костюм у смужку 40 розміру», а просто «Костюм» або ж «Кава» без уточнення лате це чи еспресо.

Зміни режиму роботи ПРРО в офлайні

Законом «Про внесення змін до ПКУ… » забороняється робота ПРРО в режимі офлайн, якщо ПРРО не отримано діапазон фіскальних номерів, сформованих фіскальним сервером ДПС.

До речі «Вчасно.Каса» завжди отримує попередньо зареєстровані фіскальні номери, стандартно це 2000, але кількість може бути збільшена. Тому завдяки офлайн-режиму «Вчасно.Каса» ви можете продовжувати роботу та видавати чеки навіть за відсутності світла, інтернету та зв’язку із сервером ДПС.

План дій для ФОП: як підготуватися до фіскалізації?

Підготовка ФОПу до фіскалізації складається з таких етапів:

Облікова система. Перед реєстрацією підприємцю потрібно зрозуміти, наскільки у нього велика номенклатура і яку CRM чи облікову систему він використовує (чи планує).

Підбір ПРРО. Поєднуйте ПРРО та облікову систему, щоб видавати чеки в одному вікні, не перемикаючись між програмами. Можливість інтеграції можна уточнити у провайдера CRM або ПРРО. Якщо її немає, потрібно буде окремо створювати чеки після продажу товару.

ЕЦП та печатка. Для роботи з ПРРО необхідно отримати ЕЦП (електронний цифровий підпис) та печатку. У «Вчасно» є свій АЦСК (Акредитований центр сертифікації ключів), тому якщо у підприємця немає ЕЦП або потрібна окрема печатка або ключ для касира, то він може швидко і дистанційно отримати «Вчасно.КЕП».

Реєстрація ПРРО. Далі потрібно зареєструватися в кабінеті ПРРО (якщо програма провайдера не передбачає цього, тоді в кабінеті платника податків) і подати форму 20 ОПП — місце проведення господарської діяльності.

Реєстрація каси. Наступний крок — реєстрація каси та касира через кабінет ПРРО. У «Вчасно.Каса» є детальна інструкція, як це зробити.

У «Вчасно.Каса» ви можете зареєструвати торгову точку, касу та ключ касира в одній формі замість трьох на відміну від інших ПРРО/РРО. Це питання вирішується протягом дня: достатньо вказати свої дані і всі необхідні заявки автоматично відправляться з веб-кабінету до ДПС (також ви можете імпортувати торгові точки та каси, зареєстровані в ДПС раніше).

Інтеграція. Завдяки інтеграції ви можете видавати чеки безпосередньо зі своєї системи обліку, у CRM чи на сайті. У «Вчасно.Каса» є понад 50 готових інтеграцій із сервісами автоматизації бізнесу або налаштування інтеграції по API.

Які є альтернативи класичному банківському платіжному терміналу / POS-терміналу?

Існує безліч варіантів безготівкових оплат, кожен з яких має свої переваги та особливості. Оптимальний вибір залежить від специфіки бізнесу, економічної доцільності та % комісії за транзакцію.

Інтернет-еквайринг

Найдешевший і зручний спосіб прийому оплат в інтернеті. Він популярний, до нього всі звикли, але цей спосіб підходить виключно для інтернет-оплат і вимагає наявності сайту.

Прийом платежів відбувається так само, як через POS-термінал, лише з продажем через сайт. Вартість 1,3–1,5% від платежу, без додаткових абонплат.

QR-код з оплатою через смартфон

Це симбіоз онлайн і офлайн оплат, який можна розмістити у себе на стійці і пропонувати покупцям сканувати. Наприклад, Rozetka.Pay надає таку можливість клієнтам-продавцям, які реалізують свої товари на маркетплейсі ROZETKA. Вартість — 1,3-1,5% від платежу без додаткових абонплат. З мінусів — ця процедура займає більше часу, порівняно з попередньою.

Принцип виставлення рахунку через QR-код простий: покупець сканує QR-код, вводить суму платежу і при успішній оплаті вона надходить продавцеві у додаток «Вчасно.Каса» (якщо інтегровано рішення Rozetka.Pay + «Вчасно.Каса»).

Технологія QR-коду така ж, як інтернет-оплати. Не вимагає щомісячних платежів і працює на тих самих тарифах 1,3–1,5%, як і класичний інтернет-еквайринг.

TapToPhone

Технологія безконтактної оплати за допомогою смартфону як через звичайний термінал. Спільне рішення «Вчасно.Каса» і Rozetka Pay дозволяє покупцю здійснити оплату просто приклавши картку або смартфон з Apple Pay, Google Pay до гаджета продавця.

Для бізнесу це класичний POS-термінал з безконтактною оплатою, а для клієнта — звичний процес оплати.

TapToPhone має обмеження — він не зможе зчитати магнітну або чіпову картку, лише безконтактна оплата, проте більшість клієнтів мають картку сучасного зразку для безконтактних оплат. Встановити та приймати оплати можна зі смартфону на Android з функцією NFC.

Саме цей спосіб може бути гарною альтернативою фізичному терміналу. Перевага у відсутності щомісячної абонплати. Вартість 1,3% від транзакції. Крім того, не треба чекати, поки банк доставить фізичний термінал, думати, куди його підключити або де заряджати.

Як підключити оплату по QR-коду?

Підключити бізнес до можливості приймати платежі в інтернеті чи через QR дуже просто, дистанційно і без паперових документів. Складається з таких кроків:

Реєстрація. Все починається з форми реєстрації у кабінеті «Вчасно.Каса». Для невеликих підприємців, наприклад, ФОП 2 або 3 групи (чи новоствореного) підключення буде надзвичайно просте.

Надання пакету документів. Підприємцям ФОП потрібно надати: копію паспорту (ID-картка чи паспорта-книжечка) і податковий номер. Так як у новоствореного ФОП немає фінансової звітності, то більше нічого не потрібно. Для юридичної особи чи ТОВ пакет документів трохи більший і може відрізнятися.

Електронне підписання документів та договору. Підписати все можна будь-яким КЕП — від «Вчасно.КЕП», Приватбанку чи будь-якого іншого АЦСК. Далі пакет документів перевіряється і якщо ніяких обмежень по підприємцю немає, то ФОП отримує договір, електронно його підписує і підключається до сервісу.

Все готово! Після успішного підписання договору QR-код включиться автоматично. Вже через 3-5 хвилин можна давати клієнтам можливість зчитувати код і сплачувати за послуги через Google Pay, Apple Pay чи ручним введенням номеру картки.

Які є обмеження?

Перед тим, як надавати послугу підприємцю, його перевіряють на наявність обмежень:

Як працює оплата по QR-коду?

У «Вчасно.Каса» це працює так:

Чи фіскалізує платіжне рішення всі грошові операції? Чи потрібно продавцю додатково фіскалізувати продажі?

Так, фіскалізувати продажі потрібно: згідно з законом про РРО, господарською операцією фіскалізується момент продажу товару. Тому тут платіжна система фіскалізує саме переказ коштів, а ПРРО видає чек.

Для цього є безліч рішень, зокрема «Вчасно.Каса» — щоб фіскалізувати продаж при відправці товару чи в момент оплати товару клієнтом і не отримати штраф за невикористання рро.

Відеозапис інтерв’ю “Все про касу та чеки для ФОП”

Зберегли запис, щоб ви могли переглянути його у будь-який зручний момент