Часті запитання
Знайдіть відповідь на запитання щодо ПРРО
Для кого? Як зареєструвати? Як працювати з ПРРО?
З чого почати і як зареєструвати торгову точку, касу, ключ касира?
Для того, щоб почати видавати фіскальні чеки, спершу потрібно у кабінеті «Вчасно.Каса» заповнити форми реєстрації
– Торгової точки – фізична адреса магазину або адреса реєстрації ФОП
– Каси
– Ключа касира
Як вести касову дисципліну?
Є декілька простих правил ведення касової дисципліни. Знаючи їх, ви уникнете штрафів.
Часті питання про програмну касу
Як зареєструватись у «Вчасно.Каса»?
Вкажіть ваш email, пароль, а також підготуйте ключ КЕП або ЕЦП. Детальна інструкція, як зареєструватись у Вчасно.Каса
Яке обладнання можна використовувати при застосуванні ПРРО?
У вебкабінет можна заходити зі смартфона, планшету, комп’ютеру чи будь-якого іншого гаджета, який має підключення до інтернету.
Також ви можете налаштувати інтеграцію ПРРО з вашою обліковою системою або сайтом та продовжити працювати у звичному середовищі.
Як можна отримати е-чек через ПРРО?
Згідно закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» електронний чек продавець може надати такими способами:
- показати QR-код з посиланням на відображення чеку;
- переслати на email;
- надіслати в sms чи у месенджерах;
- надрукувати;
- Відобразити на сайті.
Як інтегрувати «Вчасно.Каса» з обліковими системами, інтернет-магазинами?
Для цього потрібно виконати кілька простих кроків.
Підготували детальну інструкцію тут.
Як підтверджується факт реєстрації чеків на серверах податкової?
Фіскальні номери чекам присвоює лише сервер податкової. Якщо до видаткового чеку, z-звіту система додала фіскальний номер – це значить, що він зареєстрований в податковій.
Чи можна перевірити чек, який виданий ПРРО?
Всі чеки, видані за допомогою додатку «Вчасно.Каса» доступні як на сайті Вчасно.Каса, так і на сайті податкової. Для пошуку знадобиться фіскальний номер чека та дата покупки товарів/послуг.
Коли потрібно видавати чек при продажу в інтернет-магазині?
У випадку оплати карткою на сайті – чек можна сформувати одразу після успішної оплати і надіслати покупцю на email чи показати на сайті. У випадку оплати при отриманні – ми також радимо видавати чек при відвантаженні, просто тип оплати вкажіть «післясплата».Також ми радимо звернутися до вашої податкової для однозначного роз’яснення процедури.
Які електронні підписи можна використовувати для роботи з програмним РРО?
Для реєстрації електронних чеків та електронних звітних чеків потрібен електронний підпис уповноваженої особи (касира), або електронна печатка підприємства. Для отримання сертифікату печатки для реєстрації чеків не обов’язково мати в наявності фізичну печатку.
Тож у компанії існує 2 варіанти рішення:
- необхідно отримати підписи на всіх касирів, щоб кожен касир мав змогу зі своїм електронним підписом відкрити/закрити зміну на цій касі, реєструвати чеки продажів;
- організація отримує один підпис печатки для каси, і тоді будь-який касир використовує саме цей сертифікат при роботі з програмним РРО.
Не забудьте зареєструвати в податковій необхідні для реєстрації чеків електронні підписи/печатки.
Чи потрібно роздруковувати та зберігати Z-звіти?
Фіскальний звітний чек (Z-звіт) по кожній касі має створюватися щоденно в кінці зміни (зміна не може тривати більше 24 годин). Z-звіт підлягає реєстрації на фіскальному сервері ДПС. Після передачі до фіскального сервера Z-звіту й отримання відповідного підтвердження від фіскального сервера, його зберігання відбувається в зручний для компанії спосіб. Сервіс «Вчасно.Каса» зберігає для вас Z-звіти протягом встановленого законами терміну – 3 роки.
Що таке коди УКТ ЗЕД та де їх взяти?
УКТ ЗЕД – скорочення від Української класифікації товарів зовнішньоекономічної діяльності. Суть класифікації товарів полягає у наступному. Кожному товару, який переміщують через кордон, присвоюються 10-значний код. Це роблять для того, щоб однозначно ідентифікувати товар, визначити ставку мита та заходи контролю, які потрібно застосувати. Окрім цього, присвоєння коду спрощує ведення митної статистики.
З 01.08.2020 р. всі суб’єкти господарювання, які торгують підакцизними товарами, у кожному чеку РРО чи програмного РРО перед назвою товару зобов’язані зазначати відповідний код товарної підкатегорії згідно з УКТ ЗЕД.
До таких товарів належать:
- спирт етиловий та інші спиртові дистиляти, алкогольні напої, пиво;
- тютюнові вироби, тютюн та промислові замінники тютюну;
- пальне;
- автомобілі легкові, кузови до них, причепи та напівпричепи, мотоцикли, транспортні засоби, призначені для перевезення 10 осіб і більше, транспортні засоби для перевезення вантажів;
- електрична енергія.
Знайти код УКТ ЗЕД до свого товару ви можете на сайті Митної служби
Чи є сервіс «Вчасно.Каса» в реєстрі дозволених рішень з видачі електронних чеків?
Основними законодавчо встановленими вимогами для будь-якого ПРРО є забезпечення виконання ним фіскальної функції через фіскальний сервер контролюючого органу та обов’язкове включення ПРРО до реєстру програмних реєстраторів розрахункових операцій. Якщо ці умови виконуються, то такий ПРРО може застосовуватись для проведення розрахункових операцій не залежно від того, хто його виробник.
Що робити в разі крадіжки пристрою із ПРРО або виявлення несправності програмного забезпечення?
У разі виявлення несправностей ПРРО або його викрадення чи компрометації особистого ключа суб’єкт господарювання зобов’язаний протягом дня, в якому виявлено несправність, засобами електронного кабінету або засобами телекомунікацій направити до контролюючого органу, виробника ПРРО та/або центру сервісного обслуговування (за наявності) Повідомлення про виявлення несправностей ПРРО за формою №2-ПРРО (п. 12 розд. ІІ Порядку № 317).
Нормами Закону № 265 не передбачено відповідальності до суб’єкта господарювання у разі неповідомлення контролюючого органу про виявлення несправностей РРО та/або ПРРО, а також пошкодження засобів контролю.
Однак, за непроведення розрахункових операцій через РРО та/або ПРРО застосовуються фінансові санкції, передбачені п. 1 ст. 17 Закону №265.
Після відновлення роботи пристрою необхідно подати Заяву про реєстрацію програмного реєстратора розрахункових операцій за формою № 1-ПРРО (J/F 1316602) (додаток 1 до Порядку) з позначкою про відновлення роботи.
Якщо пристрій викрадено або втрачено, то слід подати Повідомлення за формою № 2-ПРРО з позначкою про крадіжку. У такому випадку реєстрація пРРО скасовується та потрібно повторно зареєструвати пРРО, якому буде присвоєно інший фіскальний номер.
Що таке «офлайн-режим»?
На період відсутності зв’язку між програмним РРО та фіскальним сервером контролюючого органу чи відсутні зв’язку з мережею інтернет проведення розрахункових операцій здійснюється в режимі офлайн. Така робота може тривати не більше 36 годин підряд або до 168 годин на місяць. Стандартна кількість фіскальних номерів, які резервують під режим «офлайн» – 2000 шт.
Чи можна робити доставку алкогольних та тютюнових виробів і видавати клієнту чек в місці доставки?
Роздрібна торгівля алкогольними напоями та тютюновими виробами повинна здійснюватися відповідно до отриманих ліцензій, які передбачають наявність відповідних місць торгівлі для здійснення реалізації цих товарів, в одному торговому приміщенні (будівлі) за місцем його фактичного розташування.
Здійснення продажу та/або доставки алкогольних напоїв та тютюнових виробів покупцю, що були замовлені через інтернет-сторінку стаціонарного магазину (навіть, за умови роздрукування розрахункового документу, в якому зазначено форму оплати «кредит/післяплата/відстрочення платежу», який був роздрукований в стаціонарному магазині, обладнаного РРО/пРРО), буде суперечити вимогам чинного законодавства, зокрема в частині реалізації алкогольних напоїв та тютюнових виробів не за місцем фактичного розташування місця торгівлі.
Які штрафні санкції застосовуються за порушення використання або невикористання РРО?
З 01 серпня 2020 року – штраф у розмірі 10% (за перше порушення) і 50% (за кожне наступне порушення) вартості проданих з порушенням товарів (робіт, послуг). З 01 січня 2021 року розмір штрафу становитиме 100% і 150% вартості проданих з порушенням товарів (робіт, послуг) за перше й наступне порушення відповідно.
З якого часу здійснюється відлік 36 годин, дозволених для роботи ПРРО в режимі офлайн?
Відлік часу, протягом якого пРРО працював у режимі офлайн, починається від дати та часу, зазначених у повідомленні про проведення розрахункових операцій в режимі офлайн з відміткою «початок переведення пРРО в режим офлайн», до дати та часу, зазначених у повідомленні з відміткою «завершення режиму офлайн», а також від дати та часу, зазначених у повідомленні з відміткою «завершення режиму офлайн», до дати та часу, зазначених у повідомленні з відміткою «початок переведення ПРРО в режим офлайн», якщо в період між такими строками фіскальним сервером не було зареєстровано розрахункових документів у режимі онлайн-обміну.
Чи накладається електронна мітка часу на розрахункові документи, що створюються ПРРО в режимі офлайн?
Під час роботи ПРРО в період відсутності зв’язку між ПРРО та фіскальним сервером та за наявності інтернет-зв’язку або мобільного інтернет-зв’язку електронна позначка часу на розрахункові документи накладається надавачем електронних довірчих послуг.
Яким чином покупець зможе перевірити розрахунковий документ (чек), виданий ПРРО, що працює в режимі офлайн?
У розрахунковому документі (чеку) має обов’язково бути наявна позначка про проведення розрахункової операції в режимі офлайн.
Перевірити наявність цього чеку в базі даних ДПС можливо через Електронний кабінет після завершення роботи ПРРО в режимі офлайн та передачі ним чека/чеків до фіскального сервера.
Інформація про фіскальні номери, що увійшли до діапазону для використання ПРРО, що працює у режимі офлайн, буде оприлюднена в Електронному кабінеті із зазначенням даних про фіскальний номер ПРРО та про суб’єкта господарювання, для ПРРО якого зарезервовано фіскальні номери.
Яку податкову групу мені обрати?
Фізичні особи-підприємці мають індивідульні податкові групи, за якими працюють та ведуть свою діяльність. Тому якщо ви не знаєте, за якою податковою групою ви працюєте, радимо вам звернутись до вашого бухгалтера, або до податкової служби.
Коли мені потрібно закрити зміну?
За вимогами податкової служби, ваша зміна повинна тривати не більше 1-ї доби, тобто 24 години. Тому точного часу, коли потрібно відкривати та/або закривати зміну – немає. Закривайте зміну, коли вам зручно, але не більше ніж через 24 години.
Який вид оплати мені обрати — картка чи безготівка?
Ви можете обирати потрібний вид оплати в залежності від ситуацій:
- якщо клієнт оплачує онлайн ви можете обрати «безготівка»
- якщо ви приймаєте оплату по терміналу, обирайте «картка»
- також при продажах через інтернет онлайн можна застосовувати — «післясплата» та «передплата»
Скільки ключів мені потрібно завантажити?
Якщо ви працюєте з однією касою, то вам необхідно завантажити лише один електронний ключ КЕП/ЕЦП. Якщо ви працюєте з декількома касами одночасно, радимо вам використовувати електронну печатку.
Чи потрібно робити видачу готівки?
Видача готівки – це службові (нефіскальні) операції, коли ви інкасуєте готівку. Таким чином ви контролюєте баланс вашої каси. Тому чи потрібно робити видачу готівки чи ні, вам варто погоджувати з вашим бухгалтером.
Що робити якщо зміна триває більше 24 годин?
В першу чергу, потрібно одразу закрити зміну, а для подальший дій звернутися до вашого бухгалтера.
Чи потрібно видавати чек, якщо договір укладено з Новою Поштою?
Для цього вам потрібно перевірити в договорі, чи є перевізник Нова Пошта учасником продажу. Але в будь-якому випадку радимо вам проводити фіскальні чеки тоді, коли ви надаєте чек покупцеві саме на ваш товар, а Нова Пошта — на доставку.
Як провести передплату та/або післясплату?
Ви можете застосувати «передплату», якщо отримуєте готівку перед відправкою товарів користувачу. «Післясплату» у випадку, коли відправляєте товари і після цього отримуєте за нього оплату.
Скільки касових змін можна відкривати за 1 добу?
Податкова служба не обмежує кількість змін по касі за 1 добу. Касова зміна може тривати як 5 хвилин, так і 12 годин. Головне, щоб зміна не перевищувала більше 24 годин.
У випадку якщо у вас буде 2 зміни за одну добу, тобто 2 звіти — це не є порушенням.