Часті запитання

Змінити провайдера та перейти на новий програмний РРО можна в будь-який момент. Для цього потрібно:

Вибрати і налаштувати новий ПРРО.
Передусім визначіться з новим сервісом, підключіть його та підготуйте до роботи.

Перереєструвати новий ПРРО.
Подати форму №1-ПРРО з типом “Реєстрація” — це можна зробити через електронний кабінет платника або сервіс, який ви використовуєте.

Скасувати дію попереднього ПРРО.
Для цього також подається форма №1-ПРРО, але вже із зазначенням скасування дії старого ПРРО.

Якщо ваш інтернет-магазин приймає оплату в будь-якій формі, крім повністю безготівкової (наприклад, переказ на рахунок IBAN без участі еквайрингу), — вам потрібен РРО або ПРРО.

Законодавство України зобов’язує застосовувати РРО/ПРРО при здійсненні розрахункових операцій, а саме:

• при оплаті готівкою;
• при оплаті платіжними картками або через сервіси еквайрингу (LiqPay, WayForPay тощо);
• при оплаті через QR-код;
• при доставці товару поштовими сервісами чи кур’єром, якщо кур’єр приймає оплату тощо

Так, у багатьох випадках РРО або ПРРО потрібен навіть при безготівкових розрахунках. Закон України №265/95 регламентує використання РРО/ПРРО не лише для готівки, але й для більшості форм безготівкової оплати, якщо така операція вважається розрахунковою.

У яких випадках РРО/ПРРО потрібен при безготівковій оплаті:

• Оплата карткою через POS-термінал.
• Онлайн-оплата через сервіси еквайрингу (LiqPay, WayForPay, iPay тощо).
• Оплата через QR-код, Apple Pay, Google Pay.
• Кур’єр приймає оплату банківською карткою.
• Товари надсилаються поштою при оплаті онлайн або накладеним платежем.

Вкажіть ваш email, пароль, а також підготуйте ключ КЕП або ЕЦП. Детальна інструкція, як зареєструватись у Вчасно.Каса

У вебкабінет можна заходити зі смартфона, планшету, комп’ютеру чи будь-якого іншого гаджета, який має підключення до інтернету.

Також ви можете налаштувати інтеграцію ПРРО з вашою обліковою системою або сайтом та продовжити працювати у звичному середовищі.

Згідно закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» електронний чек продавець може надати такими способами:

1. показати QR-код з посиланням на відображення чеку;
2. переслати на email;
3. надіслати в sms чи у месенджерах;
4. надрукувати;
5. Відобразити на сайті.

Для цього потрібно виконати кілька простих кроків.
Підготували детальну інструкцію тут.

Фіскальні номери чекам присвоює лише сервер податкової. Якщо до видаткового чеку, z-звіту система додала фіскальний номер – це значить, що він зареєстрований в податковій.

Всі чеки, видані за допомогою додатку «Вчасно.Каса» доступні як на сайті Вчасно.Каса, так і на сайті податкової. Для пошуку знадобиться фіскальний номер чека та дата покупки товарів/послуг.

Відповідно до вимог податкової служби фіскальний чек потрібно видавати при оплаті пром-оплатою, на карту-ключ, післяплатою на Новій пошті чи магазинах Rozetka, готівкою, електронними гаманцями (LiqPay, iPay тощо), банківським терміналом. Виняток становлять перекази на розрахунковий рахунок IBAN та оплата через Укрпошту

Детальніше про це читайте у матеріалі від «Вчасно.Каса» та Sprava.Prom за посиланням.

У випадку оплати карткою на сайті – чек можна сформувати одразу після успішної оплати і надіслати покупцю на email чи показати на сайті. У випадку оплати при отриманні – ми також радимо видавати чек при відвантаженні, просто тип оплати вкажіть «післясплата».Також ми радимо звернутися до вашої податкової для однозначного роз’яснення процедури.

Для реєстрації електронних чеків та електронних звітних чеків потрібен електронний підпис уповноваженої особи (касира), або електронна печатка підприємства. Для отримання сертифікату печатки для реєстрації чеків не обов’язково мати в наявності фізичну печатку.

Тож у компанії існує 2 варіанти рішення:

1. необхідно отримати підписи на всіх касирів, щоб кожен касир мав змогу зі своїм електронним підписом відкрити/закрити зміну на цій касі, реєструвати чеки продажів;
2. організація отримує один підпис печатки для каси, і тоді будь-який касир використовує саме цей сертифікат при роботі з програмним РРО.

Не забудьте зареєструвати в податковій необхідні для реєстрації чеків електронні підписи/печатки.

Фіскальний звітний чек (Z-звіт) по кожній касі має створюватися щоденно в кінці зміни (зміна не може тривати більше 24 годин). Z-звіт підлягає реєстрації на фіскальному сервері ДПС. Після передачі до фіскального сервера Z-звіту й отримання відповідного підтвердження від фіскального сервера, його зберігання відбувається в зручний для компанії спосіб. Сервіс «Вчасно.Каса» зберігає для вас Z-звіти протягом встановленого законами терміну – 3 роки.

УКТ ЗЕД – скорочення від Української класифікації товарів зовнішньоекономічної діяльності. Суть класифікації товарів полягає у наступному. Кожному товару, який переміщують через кордон, присвоюються 10-значний код. Це роблять для того, щоб однозначно ідентифікувати товар, визначити ставку мита та заходи контролю, які потрібно застосувати. Окрім цього, присвоєння коду спрощує ведення митної статистики.

З 01.08.2020 р. всі суб’єкти господарювання, які торгують підакцизними товарами, у кожному чеку РРО чи програмного РРО перед назвою товару зобов’язані зазначати відповідний код товарної підкатегорії згідно з УКТ ЗЕД.

До таких товарів належать:

• спирт етиловий та інші спиртові дистиляти, алкогольні напої, пиво;
• тютюнові вироби, тютюн та промислові замінники тютюну;
• пальне;
• автомобілі легкові, кузови до них, причепи та напівпричепи, мотоцикли, транспортні засоби, призначені для перевезення 10 осіб і більше, транспортні засоби для перевезення вантажів;
• електрична енергія.

Знайти код УКТ ЗЕД до свого товару ви можете на сайті Митної служби

Основними законодавчо встановленими вимогами для будь-якого ПРРО є забезпечення виконання ним фіскальної функції через фіскальний сервер контролюючого органу та обов’язкове включення ПРРО до реєстру програмних реєстраторів розрахункових операцій. Якщо ці умови виконуються, то такий ПРРО може застосовуватись для проведення розрахункових операцій не залежно від того, хто його виробник.

У разі виявлення несправностей ПРРО або його викрадення чи компрометації особистого ключа суб’єкт господарювання зобов’язаний протягом дня, в якому виявлено несправність, засобами електронного кабінету або засобами телекомунікацій направити до контролюючого органу, виробника ПРРО та/або центру сервісного обслуговування (за наявності) Повідомлення про виявлення несправностей ПРРО за формою №2-ПРРО (п. 12 розд. ІІ Порядку № 317).

Нормами Закону № 265 не передбачено відповідальності до суб’єкта господарювання у разі неповідомлення контролюючого органу про виявлення несправностей РРО та/або ПРРО, а також пошкодження засобів контролю.

Однак, за непроведення розрахункових операцій через РРО та/або ПРРО застосовуються фінансові санкції, передбачені п. 1 ст. 17 Закону №265.

Після відновлення роботи пристрою необхідно подати Заяву про реєстрацію програмного реєстратора розрахункових операцій за формою № 1-ПРРО (J/F 1316602) (додаток 1 до Порядку) з позначкою про відновлення роботи.

Якщо пристрій викрадено або втрачено, то слід подати Повідомлення за формою № 2-ПРРО з позначкою про крадіжку. У такому випадку реєстрація пРРО скасовується та потрібно повторно зареєструвати пРРО, якому буде присвоєно інший фіскальний номер.

На період відсутності зв’язку між програмним РРО та фіскальним сервером контролюючого органу чи відсутні зв’язку з мережею інтернет проведення розрахункових операцій здійснюється в режимі офлайн. Така робота може тривати не більше 36 годин підряд або до 168 годин на місяць. Стандартна кількість фіскальних номерів, які резервують під режим «офлайн» – 2000 шт.

Роздрібна торгівля алкогольними напоями та тютюновими виробами повинна здійснюватися відповідно до отриманих ліцензій, які передбачають наявність відповідних місць торгівлі для здійснення реалізації цих товарів, в одному торговому приміщенні (будівлі) за місцем його фактичного розташування.

Здійснення продажу та/або доставки алкогольних напоїв та тютюнових виробів покупцю, що були замовлені через інтернет-сторінку стаціонарного магазину (навіть, за умови роздрукування розрахункового документу, в якому зазначено форму оплати «кредит/післяплата/відстрочення платежу», який був роздрукований в стаціонарному магазині, обладнаного РРО/пРРО), буде суперечити вимогам чинного законодавства, зокрема в частині реалізації алкогольних напоїв та тютюнових виробів не за місцем фактичного розташування місця торгівлі.

З 01 серпня 2020 року – штраф у розмірі 10% (за перше порушення) і 50% (за кожне наступне порушення) вартості проданих з порушенням товарів (робіт, послуг). З 01 січня 2021 року розмір штрафу становитиме 100% і 150% вартості проданих з порушенням товарів (робіт, послуг) за перше й наступне порушення відповідно.

Відлік часу, протягом якого пРРО працював у режимі офлайн, починається від дати та часу, зазначених у повідомленні про проведення розрахункових операцій в режимі офлайн з відміткою «початок переведення пРРО в режим офлайн», до дати та часу, зазначених у повідомленні з відміткою «завершення режиму офлайн», а також від дати та часу, зазначених у повідомленні з відміткою «завершення режиму офлайн», до дати та часу, зазначених у повідомленні з відміткою «початок переведення ПРРО в режим офлайн», якщо в період між такими строками фіскальним сервером не було зареєстровано розрахункових документів у режимі онлайн-обміну.

Під час роботи ПРРО в період відсутності зв’язку між ПРРО та фіскальним сервером та за наявності інтернет-зв’язку або мобільного інтернет-зв’язку електронна позначка часу на розрахункові документи накладається надавачем електронних довірчих послуг.

У розрахунковому документі (чеку) має обов’язково бути наявна позначка про проведення розрахункової операції в режимі офлайн.

Перевірити наявність цього чеку в базі даних ДПС можливо через Електронний кабінет після завершення роботи ПРРО в режимі офлайн та передачі ним чека/чеків до фіскального сервера.

Інформація про фіскальні номери, що увійшли до діапазону для використання ПРРО, що працює у режимі офлайн, буде оприлюднена в Електронному кабінеті із зазначенням даних про фіскальний номер ПРРО та про суб’єкта господарювання, для ПРРО якого зарезервовано фіскальні номери.

Фізичні особи-підприємці мають індивідульні податкові групи, за якими працюють та ведуть свою діяльність. Тому якщо ви не знаєте, за якою податковою групою ви працюєте, радимо вам звернутись до вашого бухгалтера, або до податкової служби.

За вимогами податкової служби, ваша зміна повинна тривати не більше 1-ї доби, тобто 24 години. Тому точного часу, коли потрібно відкривати та/або закривати зміну – немає. Закривайте зміну, коли вам зручно, але не більше ніж через 24 години.

Ви можете обирати потрібний вид оплати в залежності від ситуацій:

• якщо клієнт оплачує онлайн ви можете обрати «безготівка»
• якщо ви приймаєте оплату по терміналу, обирайте «картка»
• також при продажах через інтернет онлайн можна застосовувати — «післясплата» та «передплата»

Якщо ви працюєте з однією касою, то вам необхідно завантажити лише один електронний ключ КЕП/ЕЦП. Якщо ви працюєте з декількома касами одночасно, радимо вам використовувати електронну печатку.

Видача готівки –  це службові (нефіскальні) операції, коли ви інкасуєте готівку. Таким чином ви контролюєте баланс вашої каси. Тому чи потрібно робити видачу готівки чи ні, вам варто погоджувати з вашим бухгалтером.

В першу чергу, потрібно одразу закрити зміну, а для подальший дій звернутися до вашого бухгалтера.

Для цього вам потрібно перевірити в договорі, чи є перевізник Нова Пошта учасником продажу. Але в будь-якому випадку радимо вам проводити фіскальні чеки тоді, коли ви надаєте чек покупцеві саме на ваш товар, а Нова Пошта — на доставку. 

Ви можете застосувати «передплату», якщо отримуєте готівку перед відправкою товарів користувачу. «Післясплату» у випадку, коли відправляєте товари і після цього отримуєте за нього оплату.

Податкова служба не обмежує кількість змін по касі за 1 добу. Касова зміна може тривати як 5 хвилин, так і 12 годин. Головне, щоб зміна не перевищувала більше 24 годин.

У випадку якщо у вас буде 2 зміни за одну добу, тобто 2 звіти — це не є порушенням.