Товарний облік для ФОП: правила ведення, інструменти, штрафи

Кому корисний вебінар:

Вебінар буде цікавий усім ФОП, котрі зобов’язані вести товарний облік, або займаються торгівлею і повинні використовувати касу згідно закону про РРО.

Світлана Лисюк професійно консультує та веде ФОП, допомагає з реєстрацією та ліквідацією, має клієнтів по всій Україні. Експертка в царині бухгалтерської справи та податків, ведення документації та обліку.

Що включає в себе товарний облік?

Згідно з пунктом 1 розділу II Порядку № 496, товарний облік (облік товарних запасів) — це постійне внесення до Форми обліку інформації про надходження та вибуття товарів на підставі первинних документів, які є невід’ємною частиною обліку.

Товарний облік включає в себе:

✔️ Внесення даних про надходження товару згідно зі встановленими формами;
✔️ Внесення даних про вибуття товарів;
✔️ Зберігання первинних документів для підтвердження походження цих товарів.

Що таке первинні документи? Які документи вважаються первинними?

Первинні документи — це письмові чи електронні документи, які містять відомості про господарські операції.

Первинними документами вважаються:

✔️ Опис залишку товарів на початок обліку, який проводиться перед початком ведення складу. Законодавство не передбачає спеціальної форми для опису залишку товарів, тому його можна оформити як наказ, положення від ФОПу чи лист.
✔️ Накладні.
✔️ Транспортні документи, митні декларації.
✔️ Акти закупки, фіскальні чеки, які необхідно зберігати при будь-яких закупках товарів чи матеріалів.
✔️ Товарні чеки.
✔️ Інші документи, що містять реквізити, які дозволяють ідентифікувати постачальника та отримувача товару.

Хто з ФОП зобов’язаний вести товарний облік, а хто може цього не робити?

Облік товарних запасів не потрібно вести підприємцям, у яких немає розрахункових операцій.

Нагадаємо, що розрахункова операція — це приймання від покупця готівкових коштів, платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо за місцем реалізації товарів (послуг). Не розрахунковими операціями вважаються оплати виключно напряму на розрахунковий рахунок ФОП (IBAN).

Товарний облік обов’язково повинні вести:

ФОПи на загальному податку

Платники єдиного податку + ПДВ

Платники єдиного податку та підприємці, що торгують складнопобутовими товарами, ліками, виробами медичного призначення та ювелірними виробами

Товарний облік не зобов’язані вести:

Згідно з п.12 Закону України про РРО всі платники єдиного податку без ПДВ, що не торгують складнопобутовими товарами, ліками, виробами медичного призначення та ювелірними виробами, НЕ зобов’язані вести облік товарних запасів. Визначити, які побутові товари є технічно складними, можна у переліку, що визначений Постановою КМУ №231.

Як правильно зазначати назви товарів? Хто може використовувати спрощене найменування товарів?

Назва товару у фіскальному чеку має відображати споживчі ознаки товару та чітко визначати, до якої групи товарів він належить. Спрощена назва товару дозволяє визначити лише групу, до якої належить цей товар. Наприклад, замість «лате» та «еспресо» вказувати лише «кава».

Спрощену назву товарів можуть використовувати ФОПи на єдиному податку, які не є платниками ПДВ і не реалізують ризикові групи товарів.

Спрощену назву товарів НЕ можуть використовувати:

ФОПи на єдиному податку, які є платниками ПДВ та/або реалізують ризикові групи товарів. Такі підприємці у податкових накладних вказують повні найменування товару, а отже у фіскальному чеку вони теж мають відображатися.
Платники на загальному податку.

Чому важливо правильно вказувати групу товару?

Якщо фіскальний чек буде виписаний неправильно, то при перевірці його можуть визнати недійсним і виписати штраф. У Державному класифікаторі продукції та послуг можна перевірити, чи правильно вказана у фіскальному чеку та чи інша група товару.

Склад у «Вчасно.Каса»

Новий корисний інструмент у «Вчасно.Каса» — Товарний облік або складський облік.

Потрібен, якщо у вас немає облікової системи і ви не хочете вести облік в excel-табличках чи зошиті. З товарним обліком легко:

✔️ контролювати поставки і залишки
✔️ планувати закупівлі
✔️ шукати необхідні позиції

Товарний облік у веб-кабінеті «Вчасно.Каса» — розділ Товари 🛒 — вкладка Склад.

З якої дати ФОПу необхідно вести товарний облік запасів?

У законодавстві України було кілька спроб зобов’язати підприємців вести товарний облік запасів:

1. з 1 серпня 2020 року (ЗУ № 128)
2. з 26 листопада 2021 року (Наказ 496)
3. з 1 січня 2022 року (ПКУ та Закон РРО 265)
4. з дати виникнення обов’язку використовувати РРО. Якщо ФОП зареєструвався нещодавно і йому треба встановити касовий апарат, то йому автоматично треба вести товарний облік.

Якщо бізнес був створений раніше 26 листопада 2021 року, то краще вести товарний облік саме з цієї дати. Якщо ж підприємець розпочав свою діяльність, наприклад, з 1 січня 2022 року, то і початок обліку треба вести відтоді.

Де потрібно вести товарний облік?

Товарний облік ведеться у спеціальній формі (приклад) та:

✔️ За місцем продажу товарів;
✔️ За місцем зберігання товарів;
✔️ Якщо декілька місць продажу — за кожним окремим місцем продажу та/або первинних документів на внутрішнє переміщення товарів між ФОП та його окремими місцями продажу.

Які можуть бути причини вибуття товару?

1. Продаж товару (готівка/безготівка) — вказується у разі продажу через розрахунковий рахунок і виписку видаткової накладної.
   Якщо був виписаний фіскальний чек, то вибуття товару не вказується.
2. Внутрішнє переміщення товару — наприклад, між торговими точками.
3. Знищення або втрата товару.
4. Повернення товару постачальнику. Здійснюється через накладну і бажано додати лист на повернення із поясненням причини.
5. Використання товарів на власні потреби. Використання товару для розвитку бізнесу, представлення товару на майданчику, тестування тощо.

Опис залишку товарів

На початку обліку опис залишку товарів складається у довільній формі та має містити інформацію про:

✔️ Найменування товарів, наявних у ФОПа на дату набуття ним обов’язку щодо ведення обліку товарних запасів.
✔️ Кількість товарів (зазначити одиниці виміру).
✔️ Вартість, яку самостійно визначив ФОП.

Запис вноситься в журнал на підставі самостійно складеного ФОПом документа щодо опису залишків товарів.

Реквізити первинних документів

Які реквізити обов’язково повинні бути в первинних документах?

✔️ найменування суб’єкта господарювання;
✔️ ІПН або код ЄДРПОУ, або серія і номер паспорту, ID картки;
✔️ дата проведення операції, потрібно орієнтуватися, коли ви саме купили той товар, закупили;
✔️ найменування товару;
✔️ кількість товару;
✔️ закупівельна вартість товару

Які є інструменти/способи ведення товарного обліку?

Кожен підприємець вибирає найзручніший варіант залежно від можливостей та потреб свого бізнесу. Вести облік товарів можна:

У паперовій формі. Журнали обліку товарних запасів досі використовують підприємці, в яких невелика кількість найменувань товарів.

У електронній формі. Власноруч створена таблиця в Excel із правильним оформленням або ж зручний програмний сервіс. До речі, «Вчасно.Каса» має широкий вибір інтеграцій із найпопулярнішими системами обліку.

Який штраф за порушення правил ведення товарного обліку?

Згідно з 20 статтею Закону № 265 за товари, не обліковані у встановленому порядку, застосовується штраф у розмірі подвійної вартості необлікованих товарів за цінами реалізації, але не менше десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Перевіряти правильність ведення обліку товарів контролюючі органи можуть під час будь-яких видів перевірок.

Які документи потрібно надати під час перевірки?

✔️ журнал обліку товарних запасів (форма обліку)
✔️ правильно оформлені первинні документи

Дивитися відео

👉 Презентація спікерів