Фіскальний чек: як правильно видавати

Згідно з чинним законодавством продавці зобов’язані надавати покупцям чеки не пізніше, ніж в момент отримання товару. Він підтверджує оплату товару чи послуги, захищає права покупця та допомагає підприємцю уникнути штрафів.

У цій статті розглянемо, як правильно видавати фіскальні чеки: від обов’язкових реквізитів до можливостей їхнього брендування. Також пояснимо, коли чек потрібно видавати, а коли продавець не зобов’язаний цього робити.

З чого почати видавати фіскальні чеки?

Фіскальний чек — це документ, що фіксує проведення розрахункової операції під час оплати товарів чи послуг. Всі дані з чека передаються на сервер податкової служби для фіскалізації.

Для створення фіскального чека використовується реєстратор розрахункових операцій. Це може бути як залізний касовий апарат, так і програмний РРО, який легко можна встановити на смартфон чи планшет, щоб видавати електронні чеки швидше та зручніше. Залежно від специфіки бізнесу та функціональних потреб, підприємець може обрати різні рішення.

Наприклад, контрольно-касові апарати найкраще підходять для магазинів із невеликим обсягом продажів, кіосків тощо, а фіскальні реєстратори — для супермаркетів, магазинів із великою кількістю покупців, кав’ярень, ресторанів тощо.

Програмні РРО набувають все більшої популярності в торгівлі, адже вони є доступнішими за ціною та зручнішими у використанні.

Налаштування фіскального чека

Налаштування фіскального чека у програмному РРО — це швидкий і зручний процес, адже основні реквізити вже передбачені провайдером. Наприклад, у «Вчасно.Каса» все враховано, тож підприємцю не потрібно витрачати час на ручне налаштування. Крім цього, є детальна інструкція, за якою легко сформувати чек.

Фіскальний чек, що видається покупцеві, має містити повні реквізити, а саме:

1. Назва та код підприємства (ІПН та ЄДРПОУ для юридичних осіб) — ідентифікаційний код підприємства, його повна назва та податковий номер (якщо є).
2. Адреса місця ведення діяльності — фізична або юридична адреса, де відбувається операція.
3. Номер телефону, куди покупець може звернутися у разі питань чи проблем.
4. Унікальний номер фіскального апарату.
5. Повинно бути зазначено, що це саме фіскальний чек.
6. Номенклатура товарів або послуг — назва кожного товару або послуги, їх кількість, вартість за одиницю та загальна сума за позицію.
7. У разі продажу підакцизних товарів — код УКТЗЕД і акцизна марка

Якщо обов’язкові реквізити чека — це необхідний стандарт, то брендований чек — це вже додатковий інструмент для побудови іміджу компанії та покращення взаємодії з клієнтами.

Як видавати електронні чеки?

Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» дозволяє підприємцям видавати фіскальні чеки як у паперовій, так і в електронній формі.

Електронні чеки продавці можуть надсилати покупцям на e-mail, через месенджери (Viber, Telegram тощо) чи давати сканувати QR-код. За необхідності фіскальний електронний чек можна роздрукувати на принтері.

Коли потрібно видавати фіскальний чек?

Стаття 3 Закону №265 зазначає, що:

«Суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням електронних платіжних засобів, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операції з приймання готівки для подальшого її переказу зобов’язані використовувати РРО».

Це означає, що всі підприємці та компанії, які приймають оплату від клієнтів — як готівкою, так і карткою, електронними грошима чи іншими платіжними засобами — при продажу товарів або послуг, завжди повинні видавати чеки.

Prom-оплата

Якщо покупець розраховується через Prom-оплату, кошти тимчасово резервуються на транзитному рахунку банку та залишаються там, доки товар не буде отримано. Фактично, це переказ грошей із банківської картки клієнта на розрахунковий рахунок продавця, а отже, операція потребує фіскалізації.

Оплата на карту-ключ

У разі, якщо замовлення оплачується на карту-ключ, прив’язану до ФОП-рахунку, необхідно видавати фіскальний чек.

Виняток діє, якщо переказ здійснюється між картами-ключами ПриватБанку — з картки клієнта ПриватБанку на карту-ключ підприємця. У такому випадку система автоматично перенаправить платника на реквізити IBAN, і фіскалізація не буде потрібна. Якщо ж клієнт використовує картку іншого банку, операція підлягає фіскалізації.

Післяплата через «Нову пошту»

Якщо підприємець відправляє товар з післяплатою через «Нову пошту», йому обов’язково потрібно видати клієнту чек. Податкова трактує «Нову пошту» не як кур’єрську службу, а як експедитора, тому саме продавець зобов’язаний здійснити фіскалізацію.

Варто врахувати, що отримати післяплату через NovaPay можна лише на розрахунковий рахунок — видача готівки заборонена.

Продавець може надіслати електронний чек покупцю одразу після отримання товару (через Viber, електронну пошту, SMS чи Telegram). Альтернативний варіант — вкладення паперового чека в посилку. Якщо покупець не забере товар, необхідно оформити повернення чека.

Післяплата в магазинах Rozetka

Механізм післяплати в магазинах Rozetka аналогічний післяплаті через «Нову Пошту». Продавець повинен видати чек або при отриманні товару клієнтом, або вкласти його в посилку перед відправленням.

Оплата готівкою при самовивозі

При розрахунку готівкою в магазині або на складі обов’язково потрібно спочатку сформувати та видати фіскальний чек, а лише потім приймати гроші від клієнта.

Оплата через LiqPay, iPay, Portmone, Rozetkapay

Розрахунки через платіжні сервіси на кшталт LiqPay, iPay, Portmone, Rozetkapay та інших аналогічних платформ підлягають фіскалізації. Щоб автоматизувати цей процес, можна налаштувати інтеграцію з програмним РРО — тоді чеки будуть автоматично надсилатися покупцям.

Дивіться повний запис онлайн-практикуму

«Як видавати чеки та виправляти помилки» з податковою експерткою Ольгою Кулик.
Розглянули реальні помилки підприємців та вчилися їх виправляти і уникати в майбутньому.
Також продемонстрували корисні можливості в ПРРО 💜
Зберегли презентацію спікерів.

Сподіваємося, такий онлайн-практикум був максимально корисним та ґрунтовним.
Діліться ним із колегами та партнерами, допомагаємо українському бізнесу зростати!