Найпоширеніші помилки під час роботи з ПРРО та як їх виправляти?

Помилки під час роботи з ПРРО та як їх виправляти?

Важливо знати, які помилки у чеках трапляються найчастіше і як швидко (а головне — правильно) їх виправити, щоб уникнути питань від податкової.

Помилка у формі розрахунку

Наприклад, замість оплати карткою помилково провести готівку чи навпаки. Виправляти такі помилки можна в будь-який момент.

Як виправити помилку у формі розрахунку:

• зареєструвати через ПРРО від’ємну суму, що дорівнює вартості проданого товару;
• скласти акт про скасування помилково проведеної суми.

Помилково проведена сума

Якщо по касі продаж був проведений, але він не відбувся.

Як виправити:

• зареєструвати операцію «сторно» із реєстрацією такої операції на фіскальному сервері;
• сформувати фіскальний номер розрахункового документа на таку операцію;
• зазначити фіскальний номер розрахункового документа, який сторнується.

Помилково виданий чек

Цю помилку можна виправити просто: сформувати розрахунковий документ «Повернення товару».

Немає даних електронного платіжного засобу (ЕПЗ) в чеку

Деякі підприємці зауважують, що податківці наголошують і подекуди вимагають, щоб у чеку був вказаний ЕПЗ. Проте, законодавством не встановлено зобов’язання поєднувати РРО/ПРРО та POS-термінали.

Відкривати зміну, якщо немає продажів

Конкретний час відкриття зміни законодавством не зазначається. Зміну потрібно відкривати тоді, коли відбувається перший продаж. Нульовий Z-звіт (звіт за всі продажі протягом зміни) не несе за собою штрафних санкцій, але може привернути увагу податківців і спричинити перевірку.

Невірна «службова видача» або «службове внесення» готівки

Операція «службове внесення» використовується для реєстрації суми готівки, яка зберігається на місці проведення розрахунків на момент реєстрації першої розрахункової операції, що проводиться після виконання Z-звіту.

Операція «службова видача» використовується для реєстрації суми готівки, яка вилучається з місця проведення розрахунків та/або видається держателям електронних платіжних засобів.

Як виправити:

• Якщо помилково була проведена «службова видача», то достатньо провести «службове внесення» на ту ж суму.
• Якщо підприємець провів неправильно «службове внесення», то операцію потрібно провести шляхом наступної реєстрації операції «сторно».

При використанні ПРРО податківці не визначають конкретного операційного дня для виправлення таких помилок. Проте, якщо підприємець використовує класичний РРО, то виправити помилкове «службове внесення» вже на наступний день неможливо.

Як «Вчасно.Каса» допомагає уникати штрафів?

Автоматичне закриття зміни

Згідно із законодавством, зміна по касі не може тривати більше 24 годин поспіль. Автозакриття зміни допоможе завжди дотримуватися цієї вимоги та уникнути помилки, спричиненої людським фактором.

Як це працює?
Якщо налаштувати автоматичне закриття зміни у часовому проміжку з 23:00 до 23:59, то «Вчасно.Каса» спробує закрити зміну перший раз о 23:00. Якщо каса в цей момент буде зайнята (наприклад, буде відкритий чек), спроби будуть повторюватися кожних 15 хвилин — о 23:15, 23:30 і 23:45 відповідно.

Підключення терміналів для передачі даних ЕПЗ у чек

Якщо підприємець при продажі приймає оплати картками від клієнтів, то для зручності можна зв’язати вебкабінет «Вчасно.Каса» із банківським терміналом. Тоді дані ЕПЗ будуть автоматично передаватися до чеку.

Це можна зробити у 3 простих кроки:

1. Встановити Device Manager на комп’ютер, з якого буде вестися робота у вебкабінеті «Вчасно.Каса», — це комп’ютер касира.
2. Додати термінал до Device Manager.
3. Перевірити зв’язок із терміналом.

Повернення чеку продажу

У «Вчасно.Каса» передбачена можливість повернення чеків. Щоб повернути будь-який чек зі списку достатньо навпроти чеку натиснути на «значок повернення». Важливо: вид оплати при поверненні має бути таким же, як і при продажі.

КЕП і печатка від «Вчасно» для роботи з касою

Електронний підпис касира
КЕП, який потрібно отримати для кожного окремого касира (навіть, якщо декілька касирів працюють із однією касою і різні зміни).
Це полегшує контроль над операціями та бізнес-процесами, адже легко можна з’ясувати, хто продав конкретний товар і коли це було зроблено.

Печатка для ПРРО
електронний підпис печатка підприємства, який видається для роботи різних касирів.
Є універсальною, тобто всі касири, які працюють на зміні, зможуть використовувати касу з такою печаткою. Достатньо однієї печатки для роботи різних касирів, які працюють позмінно з однією касою.

Більше про Електронні підписи для ПРРО.